SAP ERP MM 송장검증

송장검증(Invoice Verification) 업무는 구매물품에 대하여 대금 지급을 위해서 공급업체가 보낸 송장과 실제 구매한 사항들에 대하여 확인하는 활동이다. SAP ERP 에서의 송장검증은 송장과 구매주문 및 실입고 내역을 비교하고 자동 회계전표가 발생하여 매입채무가 회계상에 반영되는 기능을 제공한다. 송장 검증시에 구매주문과 차이가 발생한 경우엔 대금지불을 자동으로 보류하는 기능과 입고량 기준으로 자동으로 송장을 검증하는 기능을 제공한다. 

 

   1.   입고기준 송장검증

입고기준 송장검증(GR Based IV)은 공급업체가 발행한 송장(세금계산서)의 내역과 실제로 입고된 내역을 개별 건별로 검증하여 금액을 확정하여 처리한다. 예를 들어, 최근에 스마트스토어와 같은 온라인 E-Commerce 에서 물건을 구입을 하게 되면 구매확정이라는 것을 하게 된다. 주문한 내역과 물건을 받은 내역이 일치를 하면 고객은 구매 확정이라는 것을 클릭하게 되고 이것으로 네이버에서는 스마트스토어에 대금 지급을 할 수 있게 확정이 되게 되는 것이다. SAP ERP 는 입고기준 송장 검증 이외에 구매주문 확인을 통한 송장검증(PO Based IV) 기능도 제공한다. 즉, 구매주문내역과 공급업체가 제공한 송장 확인만으로도 송장 검증을 처리할 수도 있다. 

 

송장검증이 완료되면 외상매입금이 발생하고 자재입고될 때 발생한 입고가계정(GR clearing account)을 소멸하기 위한 자동 회계전표가 발생하여 매입채무(외상매입금)가 재무회계 상에 반영된다.

*외상매입금 : 상품, 제품 등의 매출과 관련된 재고자산을 구입하는 경우의 매입 채무로서 당해 회사의 사업목적을 위한 경상적인 영업활동에서 발생하는 매입 채무

 

   2.   송장보류 기능

송장보류(Invoice Blocks) 기능은 단가, 납품수량, 납기 등이 구매주문과 차이가 발생한 경우에 대금 지불을 자동으로 보류시킨다. 금액과 관련된 부분이므로 시스템적으로 자동으로 맡기게 되면 분명 리스크가 존재한다. 송장보류 기능은 실수로 인한 위험을 방지하는 역할을 하지만 효율성에 대해서는 업무적으로 Delay 될 수도 있다. 이러한 업무를 효율적으로 하기 위해서 각 기준별로 상/하한 허용치를 금액 또는 퍼센트(%) 기준으로 설정하여 운영하는 것이 가능하다. 

   3.   자동송장 검증

자동송장 검증(Evaluated Receipt Settlement, ERS) 기능은 시스템에서 자동으로 송장 검증을 해주는 기능이다. 일반적으로 지속적인 거래를 통하여 신뢰 관계를 확보한 거래처와 가능한 형태이다. 구매자의 입고량 기준으로 자동으로 송장이 생성되어 대금 정산하는 방식이고 물품 구매에 대한 대금정산시 적용한다. 

 

구매자의 입고량 기준으로 자동으로 송장이 생성되어 대금 정산하는 방식으로 일반적으로 지속적인 거래를 통해 특별한 신뢰 관계가 형성된 업체들과 물품 구매에 대한 대금정산시 적용한다. 자동송장검증(ERS)을 적용하는 물품은 별도의 송장검증 과정을 거치지 않고 입고량을 기준으로 자동으로 송장을 생성하여 매입금액을 확정하고 이 내용을 공급업체에 통보된다. 지급조건이나 세금 등에 대한 정보는 구매주문에 기초해서 생성되는 송장에 반영되며, 이러한 기능은 다량의 송장(세금계산서)을 입력하는 단순작업을 제거하여 업무의 효율성 제고에 기여한다.

 

 

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